End-to-End-Prozesse in Finance & Procurement: Von S2P/P2P bis Reporting

Finance und Procurement werden in vielen Unternehmen noch immer als getrennte Funktionen organisiert. Der Einkauf verantwortet Bedarf, Lieferanten und Bestellungen, während Finance sich um Rechnungen, Buchungen, Zahlungen und Reporting kümmert. Diese Trennung ist historisch gewachsen – prozessual ist sie jedoch eine der häufigsten Ursachen für Ineffizienz, fehlende Transparenz und eingeschränkte Steuerungsfähigkeit.

Betriebswirtschaftlich betrachtet existiert diese Trennung nicht. Kosten entstehen nicht erst mit der Rechnung, sondern bereits mit der Bedarfsauslösung. Verpflichtungen wirken sich auf Liquidität und Budgets aus, lange bevor sie in der Finanzbuchhaltung sichtbar werden. Genau hier setzt der Gedanke von End-to-End-Prozessen in Finance & Procurement an.

Warum End-to-End heute unverzichtbar ist

End-to-End-Prozesse betrachten den gesamten Wertschöpfungsfluss – vom initialen Bedarf über Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Zahlung bis hin zum Reporting. Ziel ist es, Medienbrüche zu vermeiden, Daten durchgängig nutzbar zu machen und Verantwortlichkeiten klar zu regeln.

In der Praxis zeigt sich immer wieder: Viele Probleme im Finanzbereich haben ihren Ursprung nicht in der Buchhaltung selbst, sondern deutlich früher. Unklare Freigaben, Bestellungen außerhalb der Systeme oder fehlende Wareneingangsbuchungen führen zwangsläufig zu manueller Nacharbeit im Rechnungswesen. Wer Finance isoliert optimiert, behandelt daher häufig nur Symptome, nicht die Ursache.

S2P und P2P als strukturierender Rahmen

Die Konzepte Source-to-Pay (S2P) und Purchase-to-Pay (P2P) liefern den strukturellen Rahmen für End-to-End-Prozesse. Während P2P den operativen Ablauf von der Bestellung bis zur Zahlung beschreibt, umfasst S2P zusätzlich strategische Elemente wie Lieferantenauswahl, Vertragsmanagement und Konditionensteuerung.

Ein sauber definierter End-to-End-Prozess beinhaltet typischerweise folgende Schritte:

• Bedarfsauslösung und Genehmigung
• Lieferantenauswahl und Bestellung
• Wareneingang bzw. Leistungserfassung
• Rechnungseingang und -prüfung
• Buchung und Zahlung
• Reporting, Analyse und Steuerung

Entscheidend ist dabei nicht die bloße Existenz dieser Schritte, sondern ihre systemische und organisatorische Verbindung. Nur wenn Informationen konsistent übergeben werden, entsteht Transparenz über Kosten, Verpflichtungen und Risiken.

Typische Bruchstellen entlang der Prozesskette

In der Projektpraxis der Inter Shared Service GmbH zeigen sich immer wieder ähnliche Schwachstellen, die End-to-End-Prozesse behindern:

• Bestellungen erfolgen außerhalb definierter Systeme
• Rechnungen treffen ohne Bestell- oder Wareneingangsbezug ein
• Wareneingänge werden verspätet oder gar nicht gebucht
• Freigabeprozesse sind zu komplex oder unklar geregelt
• Finance erhält Informationen erst sehr spät im Prozess

Diese Brüche führen zu hohem manuellen Aufwand, Rückfragen zwischen Bereichen, Verzögerungen im Zahlungsprozess und eingeschränkter Steuerungsfähigkeit. Besonders kritisch ist, dass das Management kein verlässliches Bild über offene Verpflichtungen und zukünftige Cash-Abflüsse erhält.

Finance und Procurement: Gemeinsame Verantwortung

Ein End-to-End-Ansatz erfordert ein neues Rollenverständnis. Procurement liefert nicht nur operative Bestellungen, sondern entscheidende Basisdaten für Finanzsteuerung und Reporting. Finance ist nicht nur buchhalterischer Empfänger von Rechnungen, sondern aktiver Partner für Governance, Transparenz und Performance-Management.

In integrierten Strukturen entstehen klare Vorteile:

• Procurement profitiert von Finanzdaten zu Budgets, Zahlungszielen und Volumina
• Finance erhält frühzeitige Transparenz über Kosten und Verpflichtungen
• Das Management gewinnt belastbare Entscheidungsgrundlagen

Voraussetzung dafür ist eine klare Governance: Wer ist für welchen Prozessschritt verantwortlich? Wo liegen Übergabepunkte? Wo beginnt und endet Verantwortung? End-to-End-Prozesse funktionieren nur dann stabil, wenn diese Fragen eindeutig beantwortet sind.

Reporting als Prüfstein des End-to-End-Ansatzes

Das Reporting bildet den letzten Schritt im End-to-End-Prozess – und ist gleichzeitig der Moment, in dem sich zeigt, ob die vorgelagerten Prozesse funktionieren. Schlechte Datenqualität, fehlende Standardisierung oder manuelle Buchungen wirken sich hier unmittelbar aus.

Ein integriertes Reporting ermöglicht unter anderem:

• Transparenz über offene Bestellungen und Verpflichtungen
• Analyse von Spend, Lieferantenperformance und Zahlungszielen
• Steuerung von Working Capital und Cashflow
• Verlässliche Forecasts auf Basis realer Prozessdaten

Je früher Informationen im Prozess systemisch erfasst werden, desto höher ist die Qualität der Auswertungen. End-to-End-Denken ist daher eine Grundvoraussetzung für modernes Finance- und Management-Reporting.

Die Rolle von Shared Services

Shared Service Center bieten ideale Voraussetzungen für die Umsetzung von End-to-End-Prozessen. Sie bündeln Kompetenzen, schaffen Standards und ermöglichen Skaleneffekte. Entscheidend ist jedoch, dass Shared Services nicht nur operativ gedacht werden.

Ein leistungsfähiges Finance & Procurement Shared Service Center:

• definiert klare End-to-End-Prozessverantwortung
• arbeitet mit einheitlichen Daten- und Systemstandards
• integriert Einkauf und Finance prozessual oder organisatorisch
• nutzt KPIs entlang der gesamten Wertschöpfungskette

Die Inter Shared Service GmbH unterstützt Unternehmen genau an dieser Schnittstelle – von der Prozessanalyse über Governance-Konzepte bis zur operativen Umsetzung.

End-to-End ist auch ein Kulturthema

Neben Systemen und Prozessen spielt die Unternehmenskultur eine zentrale Rolle. End-to-End-Prozesse erfordern Zusammenarbeit über Bereichsgrenzen hinweg. Silodenken, lokale Optimierungen und individuelle Sonderlösungen stehen diesem Ansatz entgegen.

Erfolgreiche Organisationen fördern daher:

• bereichsübergreifende Verantwortung
• Transparenz statt Besitzstanddenken
• klare Regeln statt informeller Workarounds
• kontinuierliche Verbesserung statt Einmalprojekte

End-to-End ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Organisations- und Führungsansatz.

Fazit

End-to-End-Prozesse in Finance & Procurement sind kein Selbstzweck. Sie bilden die Grundlage für Transparenz, Steuerungsfähigkeit und Effizienz. Wer S2P/P2P isoliert betrachtet oder Finance erst am Ende einbindet, verschenkt erhebliches Potenzial.

Ein integrierter Ansatz verbindet Einkauf, Rechnungswesen und Reporting zu einem durchgängigen Wertschöpfungsfluss. Shared Services können dabei als Enabler wirken – vorausgesetzt, Governance, Rollen und Datenflüsse sind klar definiert.

Die Inter Shared Service GmbH begleitet Unternehmen auf diesem Weg – strukturiert, pragmatisch und mit klarem Fokus auf umsetzbare End-to-End-Lösungen.