Warum der Mittelstand Shared Services neu denken muss

Shared Services galten lange als Domäne großer Konzerne – mit zentralisierten Abteilungen, globalen Delivery Centern und umfangreichen Prozessframeworks. Doch die Zeiten haben sich geändert. Der Mittelstand steht heute vor denselben Herausforderungen wie die Großen: Fachkräftemangel, wachsender Kostendruck, steigende regulatorische Anforderungen und eine immer schnellere Digitalisierung. Viele mittelständische Unternehmen suchen Wege, um effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität zu sichern. Genau hier setzt das Shared-Service-Prinzip an – nur anders gedacht: nicht als starres Konzernmodell, sondern als agile Organisationsform, die Effizienz und Flexibilität vereint.

Vom Konzerninstrument zur Mittelstandsstrategie

Noch vor wenigen Jahren galt ein Shared Service Center (SSC) als aufwendig und bürokratisch. Hohe Investitionskosten, komplexe IT-Systeme und lange Einführungszeiten machten das Konzept für kleinere Unternehmen unattraktiv. Heute ist die Lage eine andere. Cloud-Lösungen, modulare ERP-Systeme und Prozessautomatisierung haben die Einstiegshürde gesenkt. Ein SSC muss kein Großprojekt mehr sein, sondern kann Schritt für Schritt aufgebaut werden – etwa in einem einzelnen Funktionsbereich wie der Kreditorenbuchhaltung oder dem Einkauf. Dadurch wird das Modell auch für mittelständische Unternehmen zu einem echten Wettbewerbsfaktor: Prozesse werden vergleichbar, Durchlaufzeiten sinken, und Verantwortlichkeiten werden klar. Gleichzeitig bleibt genügend Raum für individuelle Abläufe, die das Unternehmen einzigartig machen.

Was viele Mittelständler noch abhält

Trotz der Vorteile bleibt die Skepsis groß. In Gesprächen mit Geschäftsführern und CFOs hören wir häufig Sätze wie: „Unsere Prozesse sind zu speziell.“ „Wir sind zu klein für ein SSC.“ „Das nimmt uns Flexibilität.“ Die Erfahrung der Inter Shared Service GmbH zeigt jedoch das Gegenteil. Gerade dort, wo Strukturen historisch gewachsen und Abläufe personenabhängig sind, entstehen hohe Ineffizienzen. Rechnungen werden doppelt erfasst, Skonti gehen verloren, Schnittstellen verursachen Rückfragen – und wertvolle Arbeitszeit wird gebunden. Ein Shared-Service-Ansatz bringt hier Klarheit und Transparenz. Er zwingt dazu, Prozesse zu dokumentieren, Zuständigkeiten festzulegen und Standards zu schaffen – ohne die lokale Verantwortung aufzugeben.

Ein praxisnahes Modell für den Mittelstand

Ein modernes Shared Service Center im Mittelstand basiert auf drei Prinzipien:

1. Standardisierung, wo sie sinnvoll ist. Routineprozesse wie Rechnungseingang, Zahlungsfreigaben oder Stammdatenpflege lassen sich harmonisieren und zentral abwickeln. 2. Flexibilität, wo sie gebraucht wird. Projektorientierte Bereiche – etwa Einkauf oder Vertriebsunterstützung – bleiben dezentral, aber profitieren von einheitlichen Schnittstellen. 3. Transparenz durch Kennzahlen. Klare KPIs ermöglichen Steuerung und Vergleichbarkeit. Prozesse werden messbar, nicht nur ausführbar.

Dieses Zusammenspiel schafft ein System, das Effizienz und Unternehmergeist in Balance hält.

Beispiel aus der Praxis

Bei einem mittelständischen Industriekunden hat die Inter Shared Service GmbH den Kreditorenprozess in SAP optimiert. Ziel war, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren und Skontoverluste zu vermeiden. Nach einer Prozessanalyse wurden Belegerkennung, Freigabe-Workflow und KPI-Reporting neu aufgesetzt. Das Ergebnis:

• 30 % kürzere Bearbeitungszeit pro Rechnung • deutlicher Rückgang fehlerhafter Buchungen • bessere Nachvollziehbarkeit durch einheitliche Prozesslogik

Der Kunde konnte dadurch nicht nur Personalkosten einsparen, sondern vor allem seine Liquiditätssteuerung verbessern – ein entscheidender Faktor in Zeiten steigender Finanzierungskosten.

Shared Services als Digitalisierungsplattform

Ein sauber strukturiertes Shared Service Center ist mehr als eine organisatorische Maßnahme. Es bildet die Grundlage für die digitale Weiterentwicklung eines Unternehmens. Automatisierung, künstliche Intelligenz und Analytics entfalten ihren Nutzen erst dann, wenn Prozesse und Daten konsistent sind.

Beispielsweise lassen sich durch automatisierte Rechnungsverarbeitung und intelligente Workflows nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch Prognosen über Zahlungsströme oder Lieferantenperformance erstellen. Shared Services schaffen somit die Basis für datengetriebenes Arbeiten – im Finanzbereich, im Einkauf und darüber hinaus.

Change Management: Menschen mitnehmen, nicht ersetzen

Technische Lösungen sind nur die halbe Miete. Der Erfolg eines Shared-Service-Modells hängt wesentlich davon ab, wie gut die Mitarbeitenden eingebunden werden. Viele befürchten anfangs, Kontrolle oder Aufgaben zu verlieren. Entscheidend ist daher eine klare Kommunikation: Shared Services bedeuten nicht weniger Verantwortung, sondern mehr Struktur und Entlastung.

Schulungen, Pilotprojekte und transparente Ergebnisse helfen, Akzeptanz zu schaffen. Die Inter Shared Service GmbH begleitet Unternehmen bei diesem Wandel – von der Prozessaufnahme bis zur nachhaltigen Umsetzung.

Fazit

Shared Services sind kein Konzernprivileg mehr. Sie sind ein strategischer Hebel, um mittelständische Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Wer Prozesse zentral denkt, aber flexibel umsetzt, gewinnt an Effizienz, Transparenz und Entscheidungsfähigkeit. Die Inter Shared Service GmbH unterstützt Unternehmen dabei, diese Transformation pragmatisch und menschlich umzusetzen – mit erprobten Methoden aus Finance, Procurement und Interim-Management. Wer seine Organisation fit für Wachstum und Digitalisierung machen will, sollte Shared Services nicht als Kostenstelle betrachten, sondern als Investition in Stabilität und Skalierbarkeit.